MENYUSUN ROADMAP MANAJEMEN SDM STRATEGIS

MENYUSUN ROADMAP MANAJEMEN SDM STRATEGIS

Cara menyusun roadmap HR yang strategis yaitu :

Tahap pertama,

yang mesti dilakukan adalah mengenali “siapa diri kita” atau seperti apa perusahaan melihat pada kondisi internal. Bagaimana perusahaan melihat pribadinya apakah ia melihat dirinya ibarat “Macan”, “Kucing”, “Tikus”, “Kijang”, dll. Tahap ini adalah tahap audit dalam mengenali perusahaan saat ini. Mungkin bisa saja posisi perusahan saat ini seperti “kucing”, namun sebenarnya dalam waktu beberapa tahun ingin menjadi “macan”. Nah, bagaimana perusahaan berubah status dari “kucing” menjadi “macan”. Yes, mendefinisikan perusahaan dari berbagai sisi sehingga menemukan satu titik bahwa perusahaan kita adalah “kucing”. Kucing yang belum memiliki kemampuan seperti seperti macan, kucing yang hanya bisa makan sisa-sisa makanan manusia, kucing yang hanya bermain di pekarangan rumah sendiri.

Untuk mengenali diri perusahaan dapat menggunakan analisa SWOT,

ü yaitu apa Kekuatan (strength),

ü Kelemahan (weakness),

ü Peluang (opportunity)

ü Ancaman (threat) bagi perusahaan.

Kekuatan & kelemahan melihat perusahaan dari sisi internal seperti data laporan keuangan, demografi SDM, laporan operasional, penunjang sistem, data R & D, dan kompetensi. Sementara, peluang & ancaman bisa dilihat dari ekternal perusahaan seperti pasar industri secara umum, data kompetitor, data komunitas, data pemasok, regulasi pemerintah, informasi tentang teknologi, perubahan perilaku, situasi politik, dll. Proses identifikasi ini sangat perlu dilakukan sebab dengan perusahaan mengerti kondisi dan situasi bisnisnya, maka akan lebih mudah dalam melangkah, menyusun dan menentukan strategi-strategi apa saja yang menjadi senjatanya dalam menembak sasaran.

Tahap kedua

adalah analisa portofolio. Dalam manajemen strategis, portofolio digunakan untuk menunjukkan sekumpulan proyek, produk dan layanan jasa yang ditawarkan untuk dijalankan atau dijual oleh suatu perusahaan.

Teknik-teknik analisis dalam manajemen portofolio bisa menggunakan

ü Analisa dari BCG (Boston Consulting Group) yang menekankan pada analisa portofolio dengan matrik Growth-Share Business/Posisi Pangsa Pasar,

ü GE multi-factor yang menekankan pada analisa portofolio dengan matrik Kekuatan Bisnis/Posisi Kompetisi dan

ü analisa Porter’s Five Factors yang menekankan pada analisa portofolio dengan lima faktor kekuatan, serta

ü analisa Space Matrix yang menekankan pada analisa portofolio dengan menggabungkan dua dimensi strategis internal perusahaan, yaitu financial strength (FS) & competitive advantage (CA) dan dua dimensi strategis eksternal, yaitu environmental stability (ES) & industry strength (IS).

Analisa portofolio merupakan proses untuk merinci dimana keberadaan/posisi perusahaan ditengah-tengah pangsa pasar yang begitu sangat beragam, posisi perusahaan ditengah-tengah para kompetitor yang selalu agresif, dan bagaimana memposisikan kekuatan dan kompetitif perusahaan di dalam persaingan industri. Tujuannya adalah untuk menyiapkan strategi perusahaan apa yang pas dan mantap ketika berhadapan dengan lingkungan eksternal bisnis. Terutama bagaimana menyiapkan sumber daya manusianya supaya kompetitif dan memiliki visi untuk mengembangkan bisnis perusahaan ke depan.

Langkah ketiga,

adalah proses identifikasi budaya organisasi dalam perusahaan. Terdapat empat sistem budaya perusahaan yang ingin dilihat, yaitu Sistem Hierarchy, Sistem Clan, Sistem Adhocracy dan Sistem Market.

ü Sistem Hierarchy mengarah kepada peran HR sebagai spesialis administrasi yang fokus pada internal dan stabilitas/kontrol.

ü Sistem Clan mengarah kepada peran HR sebagai employee champion yang fokus pada internal dan fleksibilitas.

ü Sistem adhocracy mengarah kepada peran HR sebagai change agent yang fokus pada eksternal dan fleksibilitas.

ü Sistem Market mengarah kepada peran HR sebagai strategic business partner yang fokus pada eksternal dan stabilitas. Sistem ini bukan berarti berjalan parsial melainkan bersinergi secara keseluruhan, namun ada fokus yang diharapkan seperti HR sebagai strategic partner maka porsi untuk pengembangan HR yang mampu bersaing dengan pasar, karyawan yang memiliki visi dan kepemimpinan yang strategis merupakan tujuan utama.

Identifikasi budaya organisasi menggunakan tools OCAI (organization culture assessment instrument). Dengan menggunakan instrument ini maka kita dapat mengetahui budaya organisasi/perusahaan di area mana yang dominan apakah di area Clan atau area Market. Sehingga kita dapat menentukan dalam waktu berapa lama dan dengan strategi seperti apa garis Clan dapat di tarik ke garis Market yang kompetitif.

Setelah mengetahui tuntutan organisasi berdasarkan budaya perusahaan yang ada maka perlu mengadakan pemetaan masalah lapangan terkait dengan sumber daya manusia.

Masalah-masalah lapangan terkait sumber daya manusia antara lain; sistem penilaian kinerja, penghargaan atas prestasi, sistem imbal jasa, tunjangan/benefit, pendidikan dan pelatihan, lingkungan kerja dan kegiatan sosial dan sebagainya. Permasalahan-permasalah ini didapat dari hasil survey yang sudah di bobot sehingga objektif dalam menentukan prioritas fokus pengembangan SDM ke depan atau dalam jangkah lima tahun.

Prioritas-prioritas ini kemudian dibuat target waktu penyelesaian sehingga program-program yang disusun oleh HRD menjadi jelas dan aligning/selaras dengan kebutuhan strategi perusahaan.

Manfaat adanya roadmap HR yang align dengan strategi perusahaan adalah

1) program-program HR tidak keluar jalur dari kebutuhan strategi bisnis perusahaan, 2) target waktu yang jelas dalam mencapai tujuan jangkah panjang perusahaan,

3) mengetahui program-program prioritas yang harus dijalankan oleh HRD,

4) pengembangan SDM yang terstruktur dan tepat sasaran.

PROFESIONAL HR

MENGAKU PROFESIONAL HR, KUASAI TOPIK-TOPIK INI!!

Weekend ini saya jalan-jalan ke sebuah toko buku ternama di bumi pertiwi ini. Masuk toko buku langkah kaki saya langsung menuju rak buku segmen manajemen SDM. Saya memang sengaja ke toko buku itu untuk mencari buku-buku manajemen SDM yang terbaru dan yang belum saya beli. Mata saya tertuju sebuah buku yang terletak dipojok bagian kanan atas rak tersebut. Saya ambil buku itu dan ternyata tebal sekali. Pikir saya ini pasti lebih dari 500 halaman. Dan ternyata betul buku itu ada sekitar 719 halaman, sangat tebal sekali.

Saya pun mengamati judul buku itu “Pedoman Lengkap Profesional SDM Indonesia” ditulis oleh Brian Aprianto & Fonny Arisandy Jacob. Saya terpikir jika buku ini adalah sebuah buku pedoman pasti isinya lebih praktis, bahasanya lugas, tema-temanya lengkap mengenai dunia HRM, sistematis, berdasarkan pengalaman, standar profesional HR dan memuat banyak contoh-contoh yang up-to-date. Dan sangat wajar sekali apabila buku ini begitu tebal hingga 719 halaman dan harganya juga lumayan. Tapi, harga tidak ada artinya dibanding dengan ilmu dan wawasan kita yang akan kita peroleh setelah membaca buku yang praktis ini.

Sekilas saya coba melihat daftar isi buku ini. Ternyata tema-tema yang dibahaspun sangat sistematis dalam mempelajari dan menguasai ilmu manajemen SDM. Saya pikir inilah tema-tema yang mesti dikuasai oleh kalangan profesional dan praktisi HR yang terjun di dunia industri/perusahaan dimana departemen HRD sebagai lahan praktek, lahan observasi dan aplikasi .

Tema-tema yang harus dikuasai oleh profesional HR sebagaimana buku diatas dibagi menjadi 4 bagian, yaitu Organization Effectiveness, Acquiring, Developing, dan Maintaining.

Dalam konteks organization effectiveness seorang profesional HR sudah harus melihat, memikirkan dan menguasai organisasi/perusahaan secara menyeluruh dari sudut pandang seorang pengusaha dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Karenanya, seorang professional HR dituntut untuk mengerti tentang

1) perencanaan strategis,

2) merancang organisasi,

3) strategi SDM,

4) budaya perusahaan,

5) merger dan akuisisi,

6) GCG,

7) manajemen resiko,

8) knowledge management dan

9) manajemen berbasis kompetensi.

Penguasaan kedua yang harus dikuasai oleh professional HR adalah aktivitas acquiring dalam hal memperoleh atau menarik kandidat potensial yang berkualitas sekaligus menjalankan aktifitas pemenuhan karyawan berdasarkan kuantitas yang tepat sesuai dengan manpower planning yang efektif dan efisien.

Dalam hal ini professional HR harus menguasai tentang :

1) analisis jabatan,

2) perencanaan tenaga kerja (workforce planning),

3) rekrutmen dan

4) seleksi.

Aktifitas developing adalah aktivitas pengembangan pengetahuan, keahlian dan sikap sumber daya manusia yang berada di perusahaan. Yang harus dikuasai yaitu :

1) program pengembangan kompetensi,

2) analisis kebutuhan pelatihan,

3) merancang pelatihan,

4) evaluasi pelatihan,

5) balance scorecard,

6) penetapan sasaran kinerja,

7) eksekusi kinerja,

8) penilaian kinerja,

9) talent management dan

10) pengembangan organisasi (OD).

Aktifitas keempat yang mesti dikuasai adalah dalam hal maintaining yaitu aktifitas memelihara dan mempertahankan karyawan supaya tetap engage di perusahaan. Aktifitas ini meliputi

1) imbal jasa,

2) evaluasi jabatan,

3) struktur upah,

4) upah,

5) kesejahteraan,

6) penggajian,

7) dana pensiun,

8) jaminan sosial tenaga kerja,

9) hubungan industrial,

10) penyelesaian perselisihan hubungan industrial dan

11) keselamatan & kesehatan kerja.

Menyadari akan kebutuhan sebagai professional HR yang komperehensif dari hulu ke hilir maka seyogyanya teman-teman praktisi HR, termasuk saya, terus mengupgrade kemampuan dan pengalaman sebanyak-banyaknya untuk menjalankan perannya secara maksimal. Kebutuhan hulu dalam hal ini adalah menguasaan dalam organization effectiveness yang mau tidak mau dan suka tidak suka praktisi HR masuk ke dalam wilayah-wilayah yang lebih strategis. Sedangkan kebutuhan hilir terkait dengan prosedur atau administrasi HR yang bisa dijalankan secara efektif dan efisien termasuk juga menampung keluhan-keluhan SDM di perusahaan.

Ya, inilah topik-topik yang harus masuk ke otak para professional HR terlebih dahulu sehingga apapun yang kita lakukan dalam praktek HR sesuai dengan kaidah-kaidah keilmuan meskipun nanti dalam aplikasinya tetap akan tergantung dari kebutuhan dan kondisi perusahaan dan inilah letak sisi “seni” dari manajemen SDM yang kreatif, inovatif, solutif dan continuous improvement.

Akhirnya, selamat menyelami buku tebal nan praktis ini demi meningkatkan kompetensi kita sebagai professional HR yang sempurna yakni mahir secara knowledge/konsep dan cekatan & terampil secara eksekusi.

SURVEY KEPUASAN KERJA DAN ENGAGEMENT KARYAWA

SURVEY KEPUASAN KERJA DAN ENGAGEMENT KARYAWAN

Karyawan atau sumber daya manusia (SDM) merupakan aset/modal masa depan perusahaan sebab ia akan terus berkembang seiring dengan perkembangan dirinya. Berbeda dengan aset-aset benda yang tidak bisa berkembang dan mati ketika tidak ada yang menggerakan. Hanya SDM yang mampu terus berinovasi dan terus melakukan perbaikan-perbaikan baik bagi dirinya sendiri maupun untuk aset-aset benda mati tersebut.

Keunikan aset SDM sangatlah berbeda dengan aset benda mati dalam pengelolaanya sebab ia memiliki pikiran, perasaan dan perilaku sehingga apabila aspek-aspek tersebut dikelolah dengan baik maka akan memberikan sumbangan besar bagi perkembangan perusahaan.

Untuk itu, perusahaan atau pihak manajemen perlu lebih mengenal karyawannya. Pengetahuan SDM mungkin bisa dilihat oleh perusahaan melalui tes-tes potensi akademik maupun oleh daya tangkap ketika mendapat instruksi dari pimpinan, namun perusahaan belum pernah mendalami sisi emosional karyawan yang sangat individual misalnya motivasi kerja, sikap kerja karyawan, tingkat stress karyawan, kepuasan kerja karyawan dan seterusnya. Padahal pada sisi-sisi ini sebetulnya kinerja karyawan bersumber dan banyak berpengaruh sehingga menentukan produktivitas perusahaan.

Berdasarkan pemikiran di atas maka survey karyawan sangat mendesak dan penting untuk diadakan. Pengadaan survey kepuasan karyawan ingin mengetahui dan menganalisis kebutuhan para karyawan sehingga didapatkan informasi terkait dengan pengembangan sumber daya manusia seperti apa yang akan didesain dan dikembangkan.

Survey kepuasan karyawan merupakan kegiatan yang melibatkan proses perencanaan, pengumpulan, penganalisaan dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasian, pemecahan masalah dan penentuan peluang dalam SDM.

Survey kepuasan karyawan ini diharapkan memberikan informasi berkualitas yakni sebagai “kompas” pengambilan keputusan. Informasi berkualitas dengan maksud bahwa informasi ini memenuhi kriteria relevan, akurat, reliabel, valid dan aktual, yang berguna bagi manajemen. Relevan berarti informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah survey kepuasan karyawan. Akurat menunjukkan tingkat atau derajat ketepatan informasi yang diberikan. Reliabel berarti informasi tersebut memiliki konsistensi. Aktual artinya informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman, sehingga masih sesuai dengan konteks waktu saat keputusan akan dibuat.

Dalam hal ini kepuasan kerja bisa berkaitan dengan dimensi-dimensi terkait dengan SDM, misalnya pemenuhan kebutuhan SDM, pengembangan SDM, penempatan SDM, hubungan dengan atasan dan rekan kerja, pengelolaan karir, lingkungan kerja, nilai-nilai perusahaan, kesejahteraan karyawan, dan keterikatan karyawan (engagement) terhadap perusahaan.

Manfaat penelitian (survey) akan memberikan kontribusi praktis pada manajemen perusahaan dalam mengamati dan mengembangkan perilaku karyawan dalam organisasi/perusahaan sehingga berjalan lebih efektif, efisien dan kompetitif. Perilaku karyawan yang diamati berkaitan dengan tingkat kepuasan karyawan terhadap pengelolaan SDM sekaligus berkaitan dengan tingkat engagement (keterikatan) karyawan terhadap perusahaan.

Manfaat bagi manajemen dalam survey ini adalah dapat dijadikan referensi dalam pengambilan keputusan terkait dengan pengembangan SDM ke depan sehingga tepat sasaran sesuai dengan kebutuhan SDM dan perusahaan.

Sedangkan, survey ini bertujuan untuk menggali sejauh mana program-program dan pengelolaan SDM memberikan implikasi terhadap kepuasan karyawan sehingga karyawan tetap engage dan komitmen dalam perusahaan. 

Pengumpulan data dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu wawancara, kuesioner serta FGD.  Wawancara dan FGD dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih in-depth terhadap suatu hal yang dianggap krusial untuk digali lebih lanjut. Pengumpulan data dengan wawancara dan FGD ini sifatnya kualitatif.

Adapun kuesioner untuk mendapatkan data dalam jumlah yang memadai sebagai populasi dalam pelaksanaan survey tersebut. Pengumpulan data dengan penyebaran kuesioner ini sifatnya kuantitatif.

Data yang sudah terkumpul selanjutnya diolah dengan menggunakan metode statistik dengan pendekatan distribusi frekuensi dan pendekatan skala pembobotan. Distribusi frekuensi melihat gambaran penyebaran jawaban oleh responden untuk kemudian dianalisa prosentase tingkat kepuasan kerja karyawan maupun tingkat engagement. Sedangkan, skala pembobotan melihat gambaran kontribusi masing-masing indikator maupun dimensi dalam kepuasan kerja maupun engagement karyawan sehingga diperoleh indeks kepuasan kerja.

Hasil survey tingkat kepuasan kerja dan tingkat engagement karyawan kemudian dibandingkan melalui matrik yang dibagi menjadi empat kuadran, yaitu kuadran disaffected, kuadran tidak komitmen, kuadran frustrasi dan kuadran terikat (engaged).

Berada di kuadran mana tingkat kepuasan kerja dan engagement karyawan anda?